La dématérialisation pour simplifier votre Paie

urlLa dématérialisation des bulletins de paie est une pratique adoptée par davantage d’entreprises chaque année. En effet, elle permet une simplification de la Paie et de la gestion des ressources humaines.

Dématérialisation du bulletin de paie, signification :
Dématérialiser un bulletin de paie signifie sa transmission sous forme électronique, pratique autorisée par le Code du Travail depuis 2009. Cette pratique est très utilisée dans la vie quotidienne, pour le paiement des impôts par exemple.

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?
L’aspect économique est bien souvent le premier évoqué. Dématérialiser vos bulletins de paie signifie que vous aurez moins de dépenses de fournitures (papier, encre…) mais aussi de traitement (édition, mise sous pli, affranchissement). Vous y passerez également moins de temps, augmentant ainsi votre productivité.

Parmi les autres avantages attendus, la notion de confidentialité, mais aussi de rapidité d’accès aux documents.
Enfin, et cet atout n’est pas des moindres, la dématérialisation suppose un bénéfice écologique important, aspect non négligeable pour une entreprise moderne !

Quelles sont les contraintes du bulletin de paie dématérialisé ?
Attention, l’envoi d’une fiche de paie sous sa forme électronique ne signifie pas que vos bulletins doivent être simplement scannés puis envoyés par email ! Le Code du Travail impose des règles strictes en matière de stockage, de transmission et de confidentialité des données.
Le bulletin ne doit en aucun cas pouvoir être modifié par exemple, ce qui implique un système de protection efficace pour garantir l’intégrité des informations.

Des éléments précis (tels que la date d’envoi et de réception) doivent aussi être contrôlables pour éviter les malentendus entre les parties. L’utilisation de la notion de recommandé avec accusé de réception est donc impérative, tout comme le recours à la signature électronique afin d’identifier l’employeur comme expéditeur officiel.

Bon à savoir
Bien qu’il soit fort probable que vos salariés soient équipés d’Internet à leur domicile, il reste néanmoins obligatoire d’obtenir l’accord préalable de chacun d’entre eux avant de leur faire parvenir leurs bulletins de paie par email.
Enfin, la loi invitant les employeurs à conserver les bulletins de paie dématérialisés durant cinq ans, nous vous recommandons de dupliquer une version papier de chaque bulletin dans vos archives. Votre employé quant à lui devra imprimer la fiche de paie à ses frais s’il en souhaite un exemplaire papier, ce qui reste également recommandé.

Plus d’information sur www.alpix.fr

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